办事项目：拟请省领导出席涉外活动

　　办理机构：海南省外事办公室　  受理部门：礼宾处

　　受理地址：海口市国兴大道9号省政府大楼638室

　　联系电话：65381543　　　　 传真：65342361

　　受理时间：周一至周五上午8:30-11:30，下午15:00-17:00 

　　需知：申报单位请先行下载《拟请省领导出席涉外活动预审表》，填妥后传真至受理部门，受理部门在接收到预审表后三个工作日内给予答复。预审通过后申报单位正式递交请示。 

　　一、申办范围 

　　（一）根据外事管理工作规定，省外事办公室负责统筹协调我省省级领导的涉外活动，包括拟请省委、省人大常委会、省政府、省政协领导会见外宾以及出席会谈、宴会、酒会、招待会、签字仪式、开（闭）幕式、开工（竣工）典礼等其他重要涉外活动。

　　（二）如确有工作需要，各单位接待的以下客人可视情申请安排省领导会见或出席相关活动：

　　1. 外国政党领导人、外国国会（议会）领导人、外国政府副部长级以上官员、重要王室成员及驻华大使；外国已卸任的国家元首、副元首，政府首脑、副首脑，参、众两院议长、外交部长、国防部长和联合国秘书长等官员以及少数在国际上仍具有重要影响的卸任政界人物；外国地方政府副省级以上官员；（特别提醒：邀请和接待以上人员来访须提前办理报批手续。各主办单位有意邀请和接待以上人员来访的，需至少提前1个月向省外事侨务办公室报送相关材料。具体事宜请参见“邀请重要外宾来访的申报”）；外国驻华总领事；

　　2. 来琼考察和洽谈投资的国外大型企业集团领导人；

　　3. 友城代表、重要国际组织领导人、有影响力的国际友人、海外著名学术及研究机构负责人、知名专家学者等。

　　省外事办公室将根据相关外事管理规定对申报单位提交的请示进行审核后报请相应省领导会见或出席相关活动。

　　（三）一般情况下，对一年内多次来琼的客人，不搞重复会见。

　　二、申办程序  

　　主办单位接待的涉外客人，如需安排省领导出席活动的，须由主办单位提出请示并至少提前7个工作日报省外事办公室，经省外事办公室审核或有关部门会签后报批。

　　三、申办材料  

　　主办单位需向省外事办公室上报拟请省领导出席涉外活动的请示。请示用单位标准文件纸打印，要有“文号”和“签发人”。请示分正文和附件两部分，具体要求如下（请示格式见附件范本）：

　（一）请示正文内容应包括：

　　1. 应何单位或何人邀请

　　2. 代表团及客人名称、人数及基本情况

　　3. 来访目的

　　4. 拟安排活动的时间、地点

　　5. 拟邀请参加的省有关单位人员

　　6. 礼品及新闻报道等其他需要说明的事项

　　7. 联系人和联系电话

　　（二）请示附件包括：

　　1. 代表团名单（中外文，含姓名、职务、国籍等，按礼宾顺序排列）

　　2. 日程安排

　　3. 主宾个人简历

　　4. 省领导会见时的谈话参考（根据客人来访目的，提供我省与来访国间的经贸交往情况，某企业在琼的投资进展情况或某国际会议的基本情况等）

　　5. 其他相关材料（外方单位的背景资料、建议活动流程等，如拟请省领导出签字仪式类活动，需提供签字文本、双方合作情况等；如需省领导在活动上致辞，需提供致辞代拟稿）

　　四、办理承诺  

　　在材料齐全的前提下，省外事办公室将在3个工作日内完成审核工作；上级部门批复后，省外事办公室在当天答复主办单位。

　　五、其他事项  

　 （一）上报的请示中涉及的内容有任何变化须第一时间通知省外事办公室的相关承办人。

　 （二）省领导会见或出席相关活动时，接待单位和相关人员应服从省外事办公室礼宾人员的现场安排。